Daten erfassen

Im Computerzeitalter müssen oft grosse Mengen von Daten wie z.B. Fragebögen zur Datenerfassung gegeben werden. Lesen Sie hier wie eine solche Datenerfassung abläuft und was Sie generell wissen sollten über Datenerfassung

Datenerfassung - Allgemeines Daten sind sensible und unverzichtbare Informationen, die sowohl für den Privat- und Geschäftsmann als auch für Verwaltungsbehörden unverzichtbar sind. Es kann sich hier beispielsweise um Adressen, Verträge oder Fragebögen handeln. Wenn sich diese Informationen noch in einer überschaubaren Größe befinden, können Sie diese auf Papier oder als Datensatz im Computer selbst archivieren oder diese so speichern, dass Sie diese weiterverarbeiten können. Bei Privatpersonen ist dies auch noch ohne weiteres machbar. Doch schon bei kleineren Gewerbetreibenden ist dies mit erheblichen Umständen verbunden. Mitarbeiter müssen hierfür abgestellt werden, womöglich benötigen diese vorab sogar noch spezielle Schulungen. Aus diesen Gründen geben viele diese Arbeiten außer Haus. Professionelle Datenverarbeiter bieten Ihnen hier eine große Palette an Dienstleistungen an.

Datenerfassung - Arten der Daten Die Daten, die erfasst werden sollen, können sich auf unterschiedlichen Medien befinden. Schriftlich können sich diese beispielsweise auf Visitenkarten, Fragebögen, oder Karteikarten befinden. Nicht immer liegen diese in Druckbuchstaben vor, auch handschriftliche Eintragungen müssen gespeichert werden. Aber auch Verträge oder andere Dokumente können zur Sicherheit und zur Vervollständigung des einzelnen Datensatzes elektronisch gesichert und gespeichert werden. So können Sie sich beispielsweise quasi per Mausklick alle einen Kunden betreffenden Daten wie Adresse, Telefonnummer, Infos rund um die Kontaktaufnahme sowie auch gleichzeitig den dazugehörigen relevanten Schriftverkehr anzeigen lassen. Aber nicht nur schriftlich können die einzugebenden Daten vorliegen. Sie können durchaus auf Bändern aufgesprochen worden oder als Tonsignale vorhanden sein.

Datenerfassung - Leistungen Professionelle Anbieter decken meist die gesamte Palette der Datenverarbeitung ab. Sie arbeiten mit Programmen, die es ihnen ermöglichen, die Daten schneller und effizienter einzugeben, als es Ihnen mit den üblich genutzten Softwareprogrammen möglich wäre. Belege können entweder automatisch oder manuell eingegeben werden.

Automatische Dateneingabe Hierzu werden auch komplexere Belege automatisch eingescannt. Die Programme erkennen automatisch, ob es sich um Texte oder um Bilder handelt und speichern diese entsprechender ihrer Zugehörigkeit entsprechend ab. Spezielle Erkennungssysteme machen es auch möglich, selbst die unterschiedlichsten Faxeingänge gleich so zu erfassen, dass die darin enthaltenen Daten gleichzeitig gespeichert werden. Auch Daten, die auf Tonträger wie Anrufbeantworter vorliegen, können automatisch in das System eingestellt werden. Dies wird häufig nach Gewinnspielen, bei denen Sie per Telefon mitmachen können, angewendet.

Manuelle Dateneingabe Nicht alle Belege können automatisch eingelesen werden. Gerade wenn es sich um handschriftliche Eintragungen handelt, werden speziell geschulte Datentypisten/-innen diese manuell eingeben. Die zu speichernden Daten können aber auch fernmündlich direkt dem/der Datentypisten/-innen überliefert werden. Die dortigen Mitarbeiter geben diese dann noch während des Dialogs direkt in das System ein.

Eine weitere Variante der Dienstleistung kann es aber auch sein, dass diese lediglich ihr System online zur Verfügung stehen, so dass Sie sich via Internet- oder Modemverbindung direkt in deren Computersystem einklinken können und die Daten dort selbst eingeben.

Datenerfassung - Weiterverarbeitung Die Dienstleister speichern Ihre Daten nicht nur ab, sie bieten oft die Möglichkeit an, die Daten auch dort zu archivieren. Übermittelt bekommen Sie die Daten in dem von Ihnen gewünschten Format. Wenn Sie die Daten auf einem Großrechner speichern möchten, benötigen Sie in der Regel Daten im ASCII- oder EBCDIC-Format. Für Anwendungen im Bereich der klassischen Büroprogramme liefern die Datenerfassungs-Dienstleister Ihnen die Daten so, dass Sie diese direkt mit Ihrem Programm einlesen können. Ob auf CD-ROM, als Datei per E-Mail, als Download von deren Server oder auch per ISDN, hier stehen Ihnen in der Regel alle gängigen Datenübermittlungsmöglichkeiten offen